Einführung: Den strategischen Einkauf verstehen
In der dynamischen Unternehmenslandschaft von heute ist die Bedeutung der strategischen Beschaffung offensichtlicher denn je. Als Rückgrat moderner Beschaffungspraktiken geht die strategische Beschaffung über transaktionale Aktivitäten hinaus und konzentriert sich auf den gesamten Lebenszyklus eines Produkts - von den ersten Spezifikationen bis zur endgültigen Entsorgung. Es geht nicht nur darum, die günstigsten Lieferanten zu finden, sondern auch darum, die Ausgaben zu optimieren, den Beschaffungsmarkt zu verstehen, die Gesamtkosten zu bewerten und eine Beschaffungsstrategie zu entwickeln, umzusetzen und zu überwachen.
Dieser Blog führt Sie durch den strategischen Beschaffungsprozess und stellt Ihnen umsetzbare Strategien vor, um Ihre Beschaffungsaktivitäten mit Hilfe von SRM-Software wie Relatico zu verbessern, die eine automatisierte Checkliste features und ein einfaches Hochladen von Dokumenten für Lieferantenmanagement bietet.
Die Essenz vom strategischen Einkauf
Im Kern ist die strategische Beschaffung ein Kompass, der den Prozess der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen lenkt, um den Nutzen für ein Unternehmen zu maximieren. Dabei wird ein ganzheitlicher und systematischer Ansatz verfolgt, bei dem die Gesamtbetriebskosten (TCO) Vorrang vor den reinen Anschaffungskosten haben. Dabei werden Faktoren wie Qualität, Zuverlässigkeit, Lieferung und Service berücksichtigt, die, obwohl sie scheinbar trivial sind, erhebliche Auswirkungen auf die Rentabilität eines Unternehmens haben können.
Der Unterschied zwischen klassischem Einkauf und strategischem Einkauf
Der Einkauf wird oft als eine einzelne Aufgabe gesehen, die sich in erster Linie auf den eigentlichen Kauf von Waren oder Dienstleistungen konzentriert. Beschaffung ist jedoch ein weiter gefasster Begriff, der alle Aktivitäten vom Einkauf bis zur Bezahlung umfasst, einschließlich Lieferantenmanagement und strategische Beschaffung. Die strategische Beschaffung schließt die Lücke zwischen dem transaktionalen Charakter des Einkaufs und dem strategischen Ansatz der Beschaffung.
Strategischer Beschaffungsprozess
Der Weg zur strategischen Beschaffung führt über das Verständnis und die Befolgung eines schrittweisen Prozesses, bei dem jeder Schritt für das Erreichen optimaler Beschaffungsergebnisse entscheidend ist. Hier sind die wichtigsten Schritte:
- Ermitteln Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens:
Bevor eine Beschaffungsmaßnahme beginnt, muss eine gründliche Bedarfsanalyse durchgeführt werden. Bei diesem Schritt geht es nicht nur darum, den unmittelbaren Bedarf Ihres Unternehmens zu ermitteln, sondern auch den künftigen Bedarf vorauszusehen. Beschaffungsmanager müssen eng mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten, um die erforderlichen Materialien und Dienstleistungen zu ermitteln, die mit den langfristigen Zielen und Produktionsplänen des Unternehmens übereinstimmen. Dieser grundlegende Schritt stellt sicher, dass Beschaffungsstrategien nicht nur reaktiv, sondern proaktiv das Wachstum und die Nachhaltigkeit des Unternehmens unterstützen.
- Marktanalyse:
Eine umfassende Marktanalyse ist entscheidend für die Ermittlung potenzieller Lieferanten, die Ihre Anforderungen erfüllen können. Diese Analyse sollte über den Vergleich von Preisen und Lieferzeiten hinausgehen und auch eine Bewertung der finanziellen Stabilität des Lieferant, der Einhaltung von Industriestandards ( compliance ) und seiner Innovationsfähigkeit umfassen. Das Verständnis von Markttrends und technologischen Fortschritten kann Beschaffungsmanagern helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen, die dem Unternehmen langfristig zugute kommen. Dieser Schritt stellt sicher, dass die ausgewählten Lieferanten nicht nur den aktuellen Bedarf am besten decken, sondern auch in der Lage sind, sich an zukünftige Veränderungen in der Branche anzupassen.
- Lieferant Auswahl:
Bei der Auswahl des richtigen Lieferant geht es um mehr als nur darum, den niedrigsten Preis zu ermitteln. Sie erfordert eine detaillierte Bewertung der Zuverlässigkeit, der Produktionskapazitäten und der Erfolgsbilanz der einzelnen Lieferant in Bezug auf Qualität und Service. Auch ökologische und soziale Faktoren (ESG) werden bei der Auswahl von Lieferant immer wichtiger. In diesem Schritt wird oft eine Scorecard erstellt, die die Lieferanten nach diesen Kriterien einstuft. Eine wirksame Lieferant Auswahl verringert das Risiko und baut eine Lieferkette auf, die dem Unternehmen gleichbleibenden Wert und Qualität liefert.
- Leistungsüberprüfung:
Kontinuierliche Verbesserung ist ein Kernprinzip der strategischen Beschaffung. Regelmäßige Leistungsüberprüfungen sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Lieferanten die vereinbarten Standards erfüllen, und um Bereiche zu ermitteln, in denen Verbesserungen möglich sind. Diese Überprüfungen können dazu führen, dass Bedingungen neu ausgehandelt, Strategien angepasst oder sogar Lieferanten gewechselt werden, falls dies erforderlich ist. Sie liefern auch kritisches Feedback für die Lieferanten, das zur Förderung besserer Beziehungen und Leistungen genutzt werden kann. Dieser iterative Prozess trägt zur Aufrechterhaltung einer dynamischen Beschaffungsstrategie bei, die sich mit den Bedürfnissen des Unternehmens und den Marktbedingungen weiterentwickelt.
SRM-Software in die strategische Beschaffung einbinden
Lieferant Software für das Beziehungsmanagement (SRM) ist ein wichtiges Werkzeug in der modernen strategischen Beschaffung, das die Effizienz und Effektivität der Beschaffungsprozesse erheblich steigert. Hier ist ein genauerer Blick darauf, wie die Integration von SRM-Software wie Relatico die strategische Beschaffungslandschaft verändern kann:
- Automatisierte Prüflisten: SRM-Software umfasst in der Regel features automatisierte Checklisten, die den Beschaffungsprozess rationalisieren, indem sie sicherstellen, dass alle erforderlichen Schritte konsequent ausgeführt werden. Diese Checklisten helfen bei der Standardisierung von Beschaffungsaufgaben über verschiedene Abteilungen und Projekte hinweg und minimieren so Fehler und Übersichtlichkeit. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können sich die Beschaffungsmanager stärker auf die strategische Entscheidungsfindung und das Beziehungsmanagement konzentrieren. Darüber hinaus stellen automatisierte Checklisten sicher, dass compliance mit den Branchenvorschriften und Unternehmensrichtlinien übereinstimmt, wodurch das Risiko von Strafen, die nichtcompliance sind, verringert wird.
- Einfaches Hochladen und Verwalten von Dokumenten: Die Verwaltung der großen Menge an Dokumenten, die bei der Beschaffung anfallen, kann entmutigend sein. SRM-Software vereinfacht diesen Aspekt durch die Bereitstellung eines einfachen Uploads features und eines zentralisierten Dokumentenmanagementsystems. Diese Funktionen ermöglichen eine bessere Organisation und den Zugriff auf wichtige Dokumente wie Verträge, Lieferant Zertifizierungen und Leistungsbewertungen. Indem sie sicherstellen, dass alle Dokumente leicht zugänglich und auf dem neuesten Stand sind, können Unternehmen schneller auf audit Anfragen reagieren und eine bessere Kontrolle über ihre Beschaffungsprozesse behalten.
- Lieferant Bewertung und Verwaltung: Eine wichtige feature von SRM-Software ist ihre Fähigkeit, die Lieferant Leistung im Laufe der Zeit zu verwalten und zu bewerten. Diese Systeme ermöglichen es den Beschaffungsverantwortlichen, Lieferant Leistungsdaten anhand von Leistungskennzahlen (KPIs) zu verfolgen und zu analysieren. Diese kontinuierliche Überwachung ermöglicht die frühzeitige Erkennung potenzieller Probleme, so dass rechtzeitig eingegriffen werden kann, um die Risiken zu mindern. Darüber hinaus ermöglicht SRM-Software tiefergehende Analysen, wie z. B. Trendanalysen und Lieferant Scoring, die strategische Entscheidungen über Lieferant Auswahl und Beziehungsmanagement unterstützen können.
- Bessere Kommunikation und Zusammenarbeit: SRM-Software fördert die verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen einem Unternehmen und seinen Lieferanten. Viele SRM-Tools umfassen features , wie z. B. gemeinsame Dashboards, direkte Nachrichtenfunktionen und Echtzeit-Updates, die dazu beitragen, dass beide Parteien über den Status der Beschaffungsaktivitäten informiert sind. Diese erhöhte Transparenz und der kontinuierliche Dialog tragen zum Aufbau stärkerer Beziehungen, zur Förderung des Vertrauens und zur gegenseitigen Zusammenarbeit bei, was zu besseren Ergebnissen sowohl für den Einkäufer als auch für Lieferant führt.
- Strategische Beschaffung und Ausgabenanalyse: Moderne SRM-Software unterstützt Unternehmen bei der strategischen Beschaffung, indem sie Einblicke in die Ausgabenmuster und die Leistung von Lieferant gewährt. Diese Einblicke ermöglichen es den Beschaffungsteams, Möglichkeiten für Kosteneinsparungen zu erkennen, z. B. durch die Konsolidierung von Einkäufen oder die Neuverhandlung von Verträgen. Darüber hinaus helfen Tools zur Ausgabenanalyse den Unternehmen dabei, ihre Beschaffungsausgaben genauer zu verstehen, was für die Budgetierung und Prognosen von entscheidender Bedeutung ist.
Durch die Integration von SRM-Software können Unternehmen einen stärker integrierten, strategischen Ansatz für die Beschaffung erreichen, der die Effizienz steigert, die Kosten senkt und stärkere Lieferant Beziehungen aufbaut. Relatico, mit seiner benutzerfreundlichen Oberfläche und der robusten features, ist ein Beispiel dafür, wie SRM-Software als grundlegendes Werkzeug bei der Umwandlung der strategischen Beschaffung in eine dynamischere und wertorientierte Funktion innerhalb des Unternehmens dienen kann.
Die Rolle des Beschaffungsmanagements und der Beschaffungsstrategie
Das Beschaffungsmanagement steuert die strategische Beschaffung zur Erreichung der gewünschten Ziele. Dazu gehört die Abstimmung der Beschaffungsstrategien mit den allgemeinen Unternehmenszielen, die Verwaltung der Beziehungen Lieferant und die Aushandlung von Verträgen. Eine Beschaffungsstrategie dient als detaillierter Plan für die Beschaffungsvorgänge, um bestimmte Geschäftsergebnisse zu erreichen. Sie umreißt Einkaufsvolumen, Qualitätsstandards, Lieferfristen und Kostenziele.
Fazit: Der strategische Vorteil
Strategische Beschaffung ist nicht nur ein Schlagwort, sondern ein solider Ansatz, der das volle Potenzial der Beschaffungspraktiken ausschöpft und branchenübergreifend einen erheblichen Mehrwert bietet. Durch die Einführung der strategischen Beschaffung können Beschaffungsmanager von verbesserten Lieferant Beziehungen, reduzierten Kosten, verbesserter Qualität und Lieferleistung sowie erhöhter Widerstandsfähigkeit der Lieferkette profitieren.
Die SRM-Software von Relatico wurde entwickelt, um diese strategischen Initiativen zu unterstützen, indem sie eine Plattform zur Verfügung stellt, die die Beschaffungsaktivitäten vereinfacht und optimiert und die strategische Beschaffung für Unternehmen, die im Wettbewerb erfolgreich sein wollen, zugänglich und effektiv macht.
